これ見てスッキリ!マンション管理組合の役員をしっかり引き受けよう!

 分譲マンションを購入し、入居するとよく「管理組合」という言葉を耳にし、自宅ポストに管理組合の理事長からのお知らせが投函されることが多々あるかと思います。皆様は管理組合役員が、実際どんなことをしているかご存知ですか?近い将来自分にも役員がまわってくると思っておられる方もいらっしゃると思います。共有の財産であるマンションを円滑に管理・運営していくためにとても重要な役割を担っております。ぜひ役員がまわってきた際には、積極的な意見を発信し、関心を持ち任期を終えていただければ幸いです。実際、筆者も管理組合役員を経験し、いろいろなことを勉強させていただきました。筆者の体験談などもいっしょにお伝えしてまいります。

※マンション標準管理規約に書かれていることをベースに紹介いたします。  

マンション標準管理規約とは・・

分譲マンションなどの区分所有建物における管理規約について一定のガイドラインを示すために国土交通省が作成したモデルであり、各マンションの管理規約の制定、変更する際の参考として利用されます。

1 そもそも管理組合とは?だれが組合員なの?

マンションの管理は、「専有部分」は区分所有者単独で管理し、区分所有者全員の共用となる「共用部分」の管理を管理組合にて行います。
この管理組合には、マンションオーナーとなったその時点で組合員としての資格が生まれ、マンションオーナーで無くなった時に資格を自動的に喪失します。つまり、マンションを所有しているかぎり、「●●マンション管理組合」の組合員であるということです。急な転勤で、所有しているマンションに住めなくなり、賃貸に出した場合でもマンションの所有者のままであることに変わりはないので組合員のままです。自らの意思により、加入脱退ができるものではないということです。

専有部分とは・・・
区分所有権の目的たる建物の部分をいいます。
(区分所有法第2条3項)したがって、部屋の中の部分を指すことになります。
共用部分とは・・・
専有部分以外の建物の部分(廊下、階段など)、専有部分に属しない建物の附属物(配線配管、給排水設備等)及び共用部分とされた附属の建物を指します。(区分所有法第4条2項)共用部分は、区分所有者全員の共有に属し、原則として総会の決議なしに変更はできません。(区分所有法第11条、第17条第1項、第18条)
専有部分と共用部分の区分・・・
 
「共用部分」は、専有部分以外の部分を指しますが、その具体的な区分については、各マンションの管理規約に規定されています。(区分所有法第2条第4項、標準管理規約第7条、第8条、別表第2)

区分所有者とは・・・
分譲マンションの各住戸の所有者など、区分所有権を有するもの。

2 管理組合の業務

マンション標準管理規約によれば、管理組合の業務は下記のように記載があります。

  • 管理組合が管理する敷地及び共用部分等の保安・保全・保守・清掃・消毒及びごみ処理
  • 組合管理部分の修繕
  • 長期修繕計画の作成又は変更に関する業務及び長期修繕計画書の管理
  • 建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務
  • 適正化法第103条第1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理
  • 修繕等の履歴情報の整理及び管理等
  • 共用部分等に係る火災保険、地震保険その他の損害保険に関する業務
  • 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適当であると認められる管理行為
  • 敷地及び共用部分等の変更及び運営
  • 修繕積立金の運用
  • 官公署、町内会等との渉外業務
  • マンション及び周辺の風紀、秩序及び安全の維持、防災並びに居住環境の維持及び向上に関する業務
  • 広報及び連絡業務
  • 管理組合の消滅時における残余財産の清算
  • その他建物並びにその敷地及び附属施設の管理に関する業務

こんなにたくさんの業務があります。では、マンションを購入し管理組合員になったからといってこの業務を遂行することができるでしょうか?まず難しいと思われた方が大半だと思います。

そのため、業務の全部又は一部をマンション管理業者等の第三者に委託することができます。
 ※業務の委託内容は各管理業者・各管理組合によって違います。
 
つまり、管理組合と管理業者はパートナーです。管理業者は、煩雑な業務を代行し必要に応じた助言を行う事により、安心・安全なマンションライフをサポートしてくれております。

補足ですが、管理組合はマンション管理士やマンション管理に関する各分野の専門的知識を有する者に運営やマンション管理について相談し、助言・指導・援助を求めることもできます。

3 管理組合役員について

3-1 役員の資格条件

区分所有法上は、管理組合役員となりうる方の資格に制限はありません。
しかし、各管理組合の規約にて条件(欠格条項)を設けているところが大半です。参考までに、筆者のマンションの管理規約に明記されている条件を紹介します。

(欠格条項)

  1.  成年被後見人若しくは被保佐人又は破産者で復権を得ないもの

  2.  禁錮以上の刑に処せられ、その執行を終わり、又はその執行を受けることがなくなった日から5年を経過しない者

  3.  暴力団員等(暴力団又は暴力団員でなくなった日から5年を経過しない者)

当たり前という内容です。そのため、基本的には皆様なりうるということです。

3-2 役員の名称・人数について

(役員の名称)

1.理事長

2.副理事長

3.会計担当理事

4.理事(理事長、副理事長、会計担当者含む)

5.監事

上記の役員を置くようになっております。理事長以外の役員の人数は、マンションの規模によって違いますが、おおむね10戸~15戸につき1名選出、員数の範囲は最低3名程度、最高20名程度です。また、総戸数200戸超え、役員数20名超えの場合は、部会を設けることなど役員体制の具体的な検討が必要となります。

筆者のマンションの管理規約には、このような内容もありました。
・役員に選任された組合員は、特定の行為について、その組合員の配偶者又は同居する一親等の親族(未成年は除く。)に限ってその職務を代理させることができる。

3-3 役員の任期・役割について

任期は、組合の実績に応じて、1年~2年とし選任に当たっては、就任日及び任期の期限を明確にする必要があります。管理組合によって、業務の継続性を重視すれば、役員の半数改選とする場合もあります。この場合の役員の任期は2年間となります。

では、各役員の役割を紹介します。

理事長・・・
管理組合の代表として、管理規約・使用細則又は総会・理事会において職務として定められた業務を遂行すること。区分所有法に定める管理者となり、総会・理事会の招集・議長業務や管理組合の印鑑の保管を行います。
副理事長・・・
理事長を補佐し、理事長に事故があるときにはその職務を代理し、理事長が欠けたときには、その職務を行います。
理事(会計担当者)・・・
理事は、理事会を構成し、理事会の定めるところに従い、管理組合の業務を担当します。会計担当理事は、管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行います。
監事・・・
監事は、管理組合業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告します。不正があると認めるときは、臨時総会を招集できます。また理事会に参加し意見を述べることはできますが、議決権はありません。

筆者の任期は、1年間で理事長を務めました。管理組合の印鑑の保管、書類の確認や押印がメインでした。総会の司会も行いました。司会もするの?と思った方が多いと思いますが、筆者の場合には、管理業者担当者の強力なサポートがありましたので大丈夫でした。

3-4 理事・組合員が参加する集まり:総会・理事会について

総会・・・
総会には、2種類あります。通常総会と臨時総会です。毎年1回定期的に開催されるのが通常総会であり、管理組合の決算、活動報告、次期役員の選任等が行われることが一般的です。臨時総会は、必要に応じて行われます。重要な議案があれば開催されます。この総会は、管理組合員全員が参加する会合になります。
理事会・・・
理事会は理事をもって構成されます。(理事:理事長・副理事長・会計担当者含む)

決議事項は、

・収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
・規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
・長期修繕計画の作成又は変更に関する案
・その他 総会提出議案
・専有部分の修繕等の承認又は不承認
・共同の利益違反者に対する勧告や指示
・総会から付託された事項
・災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等

などについて、話合いし諸問題の解決を行っていきます。
多くの場合は、管理業者がサポートしてくれます。

ちなみ筆者の場合、
理事会は2~3ヶ月に一度の頻度で開催され、議案にもよりますが、約1時間で終わります。

3-5 役員の選出方法について

役員の選出にあたっては、一般的に「立候補」「推薦」「抽選」「輪番制」のうちどれかを採用しているかと思います。立候補・推薦・抽選はその名の通りです。筆者の管理組合もそうですが、「輪番制」を採用している組合が多いと思いますので、そちらを少し紹介いたします。不公平感をなくすことが可能なこと、理事をすることによる興味・関心を持つという観点で比較的導入されている組合多いです。

【例】

101号室のAさんが現役員で任期を終えると、次は102号室のBさんの順番

というように順々で交代し持ち回っていくという方法です。(上記は参考例)

3-6 その他(役員の報酬)

管理組合役員になりたい人が少ない場合など、報酬を検討する管理組合もあります。

ちなみに標準管理規約では、

・役員として活動に応ずる必要経費の支払と報酬を受けることができる

とあります。

筆者のマンションの管理組合では、役員に報酬ではなく、マンションに必要な防火管理者に
報酬をつけるということが、先日の総会で決定しました。

4 まとめ・役員をする心構え

今回、簡単ではありますが、管理組合と理事のお話を紹介させていただきました。輪番制を採用している組合では、必ず役員がまわってきます。家庭の事情・仕事の事情など各家庭いろいろあり、役員をすることに後ろ向きな方もいらっしゃると思います。実際、筆者も役員をする前までは、わざわざ時間をつくってめんどうだな~と思っていました。しかしいざ参加してみて良かったと思う点を紹介します。

・他の住戸の方の顔が見え、コミュニケーションがとれます。

→長年住むことを前提として購入した方が大半です。良好な関係の構築はお互いにとって良いのではないでしょうか?

・マンションの住民が困っていることがわかる。

→実際に筆者のマンションで出た議題として、ゴミをゴミステーションに出せる時間の変更です。
家族構成や仕事内容によって、各家庭生活リズムが違うため、柔軟に対応できることに関しては採用し、皆様が住みやすい環境をつくることができます。

・マンションの収支が分かる、興味が沸く

→毎月納めている「管理費」等の収支報告があるので、何にいくら使い、いくら残っているのかが分かります。将来的な修繕や突発的に必要となる経費にも対応できるような収支かなど、マンションという資産を守る観点で知る事により勉強になりました。

・心強いサポート体制

→私の経験上の見解ですが、専門知識を有した管理業者の担当者の方が資料づくり・理事会・総会での補佐をしてくれます。検討議題がありその内容に沿って話合いをしますので、特に煩わしいとは感じませんでした。

等々

マンション標準管理規約にも、

役員は、法令、規約及び使用細則その他細則並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。

との記載があります。

まさにその通りという感じですが、せっかく役員をするのであれば、マンションのため、組合員のために、前向きな意見を発信し、良い議論をすれば、お住まいのマンションにより愛着が沸くのではないでしょうか。

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