登記識別情報って?基本の知識と、取り扱い方法を解説します

不動産を購入して約2週間~1か月後、登録をお願いした司法書士から送られてくるのが「登記識別情報通知」。重要な書類なので、書留や配達証明で届くことが一般的です。
そして、この通知書に記載されている12桁の英数字情報こそが、最も重要な「登記識別情報」と呼ばれるものです。

では何がそんなに重要なのでしょうか。
説明を聞いたはずだけど、よく覚えていない…そんな方のために「登記識別情報の基礎知識」・「取り扱い方とその注意点」について、できるだけ分かりやすく解説してまいります。

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登記識別情報の基礎知識

登記識別情報とは、不動産の権利者を証明する重要なもの

登記識別情報は「登記名義人(代表的なものは所有者)であることを証明する、法務局が無作為に選んだ12桁の英数字」のこと。
不動産の1筆ごと及び登記名義人となった申請人ごとに定められ、登記名義人のみに通知されます。大変重要な書類なので、一般的には書留や配達証明で送られてきます。

例えば、一戸建ての不動産(土地1筆、建物1筆)を夫婦共有で購入した場合なら、合計4通発行されることになります。

登記識別情報通知の書面が手元に届かないケースもあります

  • 登記申請をオンラインで行い、登記識別情報の通知をオンラインで受け取った場合
  • 申請者があらかじめ「登記識別情報の通知を希望しない旨」の申し出をした場合

上記の場合は通知の書面が手元に届くことはありません。
通知の書面の保管が不安・相続人がいない・売却するつもりがない・通知の書面を必要としない方
は、発行しなくて良いかもしれません。ただし、あとから登記識別情報通知の発行依頼をしても、発行してもらえません。申し出には十分注意して下さい。

従来の「登記済権利書」(通称「権利書」)に該当するもの

不動産登記法の改正により、2005年3月7日に「登記済権利証」から12桁の英数字による符号を用いた「登記識別情報」に変更になりました。さらに2015年2月23日からは、通知事項に加えてQRコードが追加されています。

また通知書の様式も、登記識別情報を記載された部分が見えないように目隠しシールを貼り付ける方法から、A4サイズの用紙の下部を折り込んで当該登記識別情報を被覆し、その縁をのり付けする方法に変わりました。

登記済権利書(権利書)はそのまま使えます

「様式が変わったということは、登記済権利証はもう使えないの?」とお思いになる方もいらっしゃると思いますが、現在有効な登記済権利証は登記識別情報に差し替えるものではなく、売却したり相続が発生するまではそのままお使いいただけます。どうか大切に保管してください。


登記識別情報の取り扱いに関する注意点

受け取ったら契約書類と一緒に保管しよう

不動産の登記の手続きには登録識別情報が必要になります。そういった予定がある際に書類が散逸していた…といったことがないよう、大事に保管しておきましょう。

登記識別情報が必要となる主な手続き
所有権移転登記AさんからBさんに所有権を移転する事例:住宅(不動産)の売買等
贈与を伴う登記親から子へ生前贈与し、子名義に変更する※(生前贈与と異なり)相続により相続名義人に登録する場合は、なくなった方の名義の登録識別情報は原則不要
抵当権の設定登記C銀行がD三の所有不動産を担保にする事例:住宅(不動産)の購入・リフォームの際にローンを利用する等

不動産売買契約書や重要事項説明書を納めた書類フォルダーを、売主(不動産会社など)から受け取るケースが多いと思いますが、登記識別情報は、登記手続き完了後に司法書士から別途送付されて来るのが一般的です。
受け取ったら一緒にまとめて管理するか、銀行の貸金庫等を利用して保管されることをおすすめします。

再発行できないので、紛失に注意

登記識別情報は再発行できません。紛失してしまうと、必要になった時に時間と手間が掛かる代替の手続きが必要になります。

登記識別情報を紛失した場合の代替手段

1.司法書士による本人確認情報の提供

司法書士が「登記識別情報はないが本人に間違いない」という証明をし、登記手続きを行います。名義人本人との面談が必須で、費用(5万円~10万円程度)と作成時間がかかります。

2.登記官による事前通知制度を利用

法務局から本人確認の必要な登記名義人(売主)に宛てて、登記申請の意思確認が真実かどうかの確認をする手続きです。
この場合、費用は発生しませんが、売主から法務局へ提出される書類に不備があった場合には登記手続きが滞ります。法務局から発送された事前通知が2週間以内に法務局に申出されないと、手続きを取り下げることとなりますので、ご注意下さい。また、売主が個人の場合、本人限定受取郵便での通知となりますので、代理人が手続きすることができません。

3.公証人による認証の提供

公証人役場に本人が出向いて、公証人面前にて登記関係の書類に捺印及び署名をし、公証人の認証を受けた書類を登記申請に併せて提出する方法です。
必要な費用は数千円程度と安価ですが、個人の場合は本人、法人の場合は代表者が必ず手続きする必要があるので、手間がかかります。

情報が漏洩すると悪用される危険がある

登記名義人のみが知りうる登記識別情報が漏洩した場合、悪用される危険があります。そのため発行時には、番号が見えないように封がされています。興味本位で開封せず、第三者に知られないよう大切に保管してください。

登記をする際は、登記識別情報だけでなく、他の本人確認書類も合わせた二重チェックを行っています。

  • オンライン申請の場合:登記識別情報+電子署名及び電子証明書を併せて提供
  • 書面申請の場合:登記識別情報+印鑑及び印鑑証明書を提出

したがって漏洩しただけで即悪用されるというわけではありません。しかし悪用されるリスクが高まることは間違いないので、大切に保管しておきましょう。

登記識別情報が漏洩した疑いがある場合の手続き

気を付けていたはずなのに知らない間に開封されていた、登記識別情報通知の書面を紛失していたといった場合には、登記識別情報の漏洩を疑うべき事例です。そんな時には悪用されないように「不正登記防止申出」・「失効申出」という手続きを取ることができます。

1.不正登記防止申出

不正な登記がされる危険がある場合にこの申出を行うことで、申出から3か月以内に不正な登記申請があった場合には、申出者に対し通知される制度です。

注意点

期間が定められているので、3か月ごとに不正登記防止申出の手続が必要

2.失効申出

登記識別情報の効力を失う手続きです。

注意点


まとめ

登記識別情報とは、登録名義人であることを証明する大事な情報で、従来の権利証と呼ばれていたものです。
不動産の登記の手続き時には必ず必要になるものなので、大切に保管しておきましょう。気になることがあれば、お近くの司法書士にご相談いただくのも良いでしょう。

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